Гайд: как составить должностную инструкцию 

В этой статье мы рассмотрим всё, что вам необходимо знать о должностных инструкциях: от того, кто и как их составляет, до их содержания. Мы разберем, как создать и оформить эффективную должностную инструкцию, обсудим различные виды инструкций и пункты, которые должны быть отражены.

Должностная инструкция - это своего рода путеводитель для сотрудника, который показывает, что именно от него ожидается на его рабочем месте. Она перечисляет его задачи, права, обязанности, определяет, кому он подчиняется, и как нужно взаимодействовать с коллегами и начальством. Этот документ важен именно для того, чтобы каждый знал, чего от него ждут, а также чтобы было понятно, что включает в себя конкретная должность. Закон позволяет включать эту информацию прямо в трудовой договор или указывать на нее через отдельную должностную инструкцию. Это делает всю систему работы более четкой и удобной для всех сторон.

Обязательна ли должностная инструкция

В законе нет прямого требования о составлении должностных инструкций для всех работников. Некоторым профессиям, таким как госслужащие, охранники, врачи и фармацевты, требуется эта документация, но для большинства других сфер это не обязательно. Работодатели могут сами решать, нужны ли такие инструкции или нет. Они не прописаны жесткими правилами, поэтому создаются по желанию работодателя, без строгих стандартов.

Тогда для чего нужна должностная инструкция? Опыт показывает, что наличие должностной инструкции может помочь работодателю в случае судебных споров. В судебной практике это часто играет важную роль.

Хотя для небольших компаний инструкции могут показаться излишними - меньше бюрократии, меньше бумажной работы. С ростом количества сотрудников инструкции становятся более полезными. Они помогают работникам понять, чего от них ожидают, а работодателю - более легко контролировать работу и при необходимости привлечь к ответственности. Для работника это также способ защитить свои права.

Должностная инструкция может быть отдельным документом или приложением к трудовому договору. Закон не устанавливает строгие требования к ее форме и содержанию, но обычно инструкции делят на два типа: индивидуальные и типовые.

• Индивидуальные инструкции составляются, когда у работников одинаковые должности, но есть различия в их обязанностях. Например, у менеджеров одного отдела могут быть индивидуальные инструкции из-за специфики проектов, которыми они управляют.

• Типовые инструкции используются, когда работники на одной должности выполняют одну и ту же работу. Например, у всех кассиров в супермаркете могут быть одинаковые типовые инструкции, так как их обязанности практически идентичны.

Различия между ними:

1) Индивидуальная инструкция:

• У каждого сотрудника своя.
• Адаптирована под конкретные особенности работы каждого работника.
• Отличия в обязанностях у сотрудников с одинаковыми должностями.

2) Типовая инструкция:

• Общая для всех работников с одинаковой должностью.
• Содержит общие инструкции по выполнению задач на этой должности.
• Однотипные инструкции для всех сотрудников, выполняющих одинаковую работу.

Для того чтобы должностная инструкция стала обязательной для сотрудников, нужно два условия:

1. Работодатель должен утвердить этот документ, подписав его
2. Сотрудник должен ознакомиться с инструкцией и поставить на нее свою подпись.

Сами работодатели решают, сколько времени будут действовать должностные инструкции. А все утвержденные документы хранятся в компании. Индивидуальные инструкции хранятся целых 50 лет, а типовые – 3 года. Это значит, что у каждой компании свои правила, сколько они сохраняют такие документы и как долго эти инструкции остаются в силе.

Содержание должностной инструкции может быть структурировано следующим образом:

1) Общие положения: Введение, которое описывает общую информацию о должности и ее место в организации.

2) Должностные обязанности: Описание конкретных задач и обязанностей, которые необходимо выполнять на данной должности.

3) Права: Полномочия и права, предоставленные сотруднику при выполнении своих обязанностей.

4) Ответственность: Описывает виды ответственности, которые могут возникнуть при нарушении трудовых обязанностей.

5) Назначение и увольнение: Процедура назначения на должность и условия прекращения трудового отношения.

6) Руководитель: Указание на руководителя данной должности или подразделения.

7) Подчиненные: Если есть, описываются данные о подчиненных сотрудниках и их должностях.

8) Временное замещение: Кто будет замещать данную должность в случае отсутствия сотрудника (например, во время отпуска).

9) Требования к квалификации: Указание на требуемую квалификацию, опыт работы, навыки.

10) Рабочие документы: Указание на основные документы, на которых будет базироваться работа сотрудника.

Данные пункты должностной инструкции содержат наиболее полную информацию, которая поможет как работодателю, так и работнику. Готовую инструкцию должен утвердить руководитель с помощью приказа

Разработать должностную инструкцию могут разные люди: руководители, HR-специалисты, юристы или даже сами работники. Однако, при таком разнообразии может возникнуть несколько проблем:

1. Неполное понимание задач: Если человек, составляющий инструкцию, не до конца разбирается в обязанностях или специфике работы, инструкция может быть неполной или недостаточно информативной.

2. Отсутствие стандартов: Разные люди могут подходить к составлению инструкции по-разному, что приведет к отсутствию единого стандарта и понимания того, что должно включаться в документ.

3. Несоответствие требованиям: Если работник самостоятельно составляет инструкцию, она может не соответствовать всем требованиям компании или законодательству, что может создать проблемы в будущем.

4. Отсутствие системности: Инструкция, созданная без определенной системы или структуры, может быть запутанной или трудной для понимания.

Решить эти проблемы помогает сотрудничество различных специалистов при составлении инструкций, а также четкое определение стандартов и требований к содержанию документа.

Как создать должностную инструкцию

1) Цель: Определите цель и задачи инструкции для данной должности.

2) Сбор информации: Получите полное представление о должности, обязанностях, правах и ответственности работника.

3) Структура документа: Разделите на общие положения, обязанности, права, ответственность, требования к квалификации.

4) Тип инструкции: Решите, индивидуальная или типовая, учитывая особенности работы.

5) Написание черновика: Опишите обязанности и права сотрудника, структурируя пункты и подпункты.

6) Проверка и корректировка: Гарантируйте соответствие содержания реальным задачам на должности.

7) Утверждение документа: Предложите инструкцию на утверждение руководству.

8) Хранение и обновление: Сохраняйте в компании, обновляйте при необходимости.

9) Ознакомление с сотрудниками: Ознакомьте сотрудников под подпись.

10) Следите за изменениями: Обновляйте при изменениях в обязанностях или положениях на должности.

Этот алгоритм поможет создать точную и информативную должностную инструкцию, отражающую реальные задачи и обязанности работника.

Для того, чтобы обезопасить себя, мы рекомендуем составлять должностные инструкции для сотрудников. В институте ЕВИДПО есть более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации для кадровых работников.

Должностная инструкция — это ключевой документ, который определяет, что требуется от сотрудника на конкретной должности. Ее составляют разные люди: руководители, HR-специалисты, сам работник. Она необходима для четкости и ясности в работе, определяет обязанности, права и ответственность работника.
Важно создавать инструкции осознанно и системно, учитывая специфику работы. Инструкция бывает индивидуальной, учитывая особенности каждого сотрудника, и типовой, когда работники выполняют одну и ту же работу. Этот документ не всегда обязателен по закону, но его наличие может помочь работодателю в случае споров.